La gestion des achats est hautement stratégique pour toutes entreprises. Voici 10 erreurs communes que vous devez éviter en matière de gestion des achats, si vous voulez développer votre entreprise.
Gestion des achats – une fonction stratégique dans les entreprises
Le poste achat présente près de 50 à 60 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Une bonne gestion des achats est donc primordiale, car elle garantit la stabilité d’une organisation. Avec la concurrence qui devient de plus en plus rude dans tous les secteurs d’activité, les entreprises ne disposent pas beaucoup de marges de manœuvre pour augmenter leurs prix de vente. Afin d’assurer la pérennité de leurs activités, une bonne gestion des achats s’impose. Le but est de réaliser des gains sur les achats tout en réduisant leurs coûts. C’est la meilleure solution pour conserver et augmenter les marges bénéficiaires.
Les erreurs à éviter pour une bonne gestion des achats
Non maîtrise du catalogue produit
La non maîtrise du catalogue produit de l’entreprise est une erreur très commune. Pour une gestion optimale des achats, l’utilisation d’un outil qui centralise les produits de l’entreprise est indispensable. Les informations clés concernant tous les produits doivent figurer dans ce document : l’arborescence produit, le numéro de déférence, le nom et le statut du produit, son prix d’achat, le délai fournisseur, le minimum de commande accepté par le fournisseur, le prix de vente catalogue et le prix de vente réel, la date de fin vie du produit, la marge, les ventes passées en quantité et en valeur, le stock disponible, le nombre de jours de stock moyen, le stock moyen passé, la photo de chaque produit…Ce catalogue est souvent négligé par les entreprises alors qu’il constitue la base d’une gestion efficace des achats et des stocks.
Utiliser trop d’outils informatiques
Les logiciels et les outils informatiques spécifiques à la gestion des achats sont indispensables pour réduire les erreurs. Mais l’utilisation de nombreux outils peut fausser la vision. Si vous voulez avoir une vision globale fiable, sélectionnez un outil qui facilite la gestion des achats selon les besoins et les spécificités de l’activité de votre entreprise. Le cabinet conseil spécialisé en achat comme PROCEMO peut vous aider à établir une stratégie efficace pour une bonne gestion des achats et trouver l’outil qui répond aux besoins de votre entreprise. Cet outil permet de centraliser l’ensemble des données, de sécuriser les analyses et de faciliter le suivi. L’utilisation d’un logiciel unique, mais performant vous permet aussi de gagner en productivité, d’innover sur votre marché et de faire face à la réduction des coûts. Cet outil vous ouvre également les portes de l’efficacité.
Avoir trop ou peu d’indicateurs
Les indicateurs de gestion des achats simplifient le pilotage de la fonction achat. Un système de gestion des achats efficace et performant est encadré et évalué par des indicateurs cohérents. En absence d’indicateur, vous n’allez pas maîtriser les flux et les stocks. C’est ce qui entraîne des surcoûts et des pertes de produits. Si, par contre, vous utilisez beaucoup d’indicateurs, la gestion des achats devient plus complexe. Plusieurs erreurs peuvent également se produire (commandes excessives, brouillage de la lecture des indicateurs clés, perturbation des décisions).
Afin de trouver les meilleurs indicateurs, vous devez faire la différence entre les indicateurs de succès et les indicateurs de progrès. Pour une gestion optimale des achats, nous vous conseillons d’utiliser le taux de service client et le taux de disponibilité comme indicateur de succès et la couverture de stock et la fiabilité des prévisions comme indicateur de progrès ou indicateur de processus.
Se focaliser sur le prix d’achat
Acheter des produits moins chers auprès des fournisseurs est un des principaux objectifs des entreprises. Si vous vous concentrez uniquement sur le prix d’achat sans avoir une approche coût complet (TCO ou Total Cost of Ownership), vous pouvez commettre une grave erreur. En plus du prix d’achat, vous devez prendre en compte d’autres critères :
- le délai, la fiabilité fournisseur et la flexibilité du fournisseur,
- le minimum de commande,
- la durée de vie des produits et leurs qualités (pourcentage des produits défectueux),
- le délai et conditions de paiement,
- le transport, l’emballage et la douane,
- le coût de possession (gestion de stock et coût de dépréciation),
- le coût de maintenance,
- la dépendance du fournisseur et l’activité de votre entreprise, etc.
Si vous hésitez entre deux fournisseurs, nous vous conseillons d’avoir cette approche coût complet tout en prenant en compte la satisfaction de vos clients.
Passer la commande manuellement
Passer la commande manuellement, c’est une pratique classique au sein de nombreuses entreprises, mais qui est aussi considérée comme une erreur commune. Plusieurs études confirment que les commandes passées manuellement sont trop élevées. La peur de ne pas contrôler ou de manquer est la principale raison. Très souvent, la personne qui établit la commande effectue moins d’analyse et n’y consacre pas beaucoup de temps. Cette erreur humaine perturbe le traitement des commandes, ralentit le processus de gestion des ventes et affecte négativement la trésorerie de l’entreprise. Au-delà des erreurs, la saisie manuelle des commandes prend beaucoup plus de temps et coûte plus chère. Pour que les commandes soient rationnelles, la gestion de commande à l’aide d’un outil spécifique est conseillée.
Avoir trop de points de stockage
Avoir trop de points de stockage (magasin, réserve, entrepôt…) génère automatiquement des stocks supérieurs aux besoins réels de l’entreprise. La multiplication des points de stockage peut aussi causer des erreurs importantes dans la gestion et la visualisation de la gestion des stocks, notamment si vous avez plusieurs points de stockage pour un même produit. Vous avez une mauvaise répartition du stock en cas de pénurie. Pour une bonne gestion des stocks, tenez compte des besoins commerciaux de votre entreprise en évaluant le stock de gestion et le stock d’anticipation. Il est aussi conseillé de centraliser le stock. Au fur et à mesure que vos ventes augmentent, vous pouvez procéder à la décentralisation de vos stocks. Cette solution est aussi recommandée quand les délais d’approvisionnements sont longs ou pour les produits à forte volatilité de vente avec un coût de transport élevé.
Sur-stocker ou avoir trop d’espace
Si vous avez beaucoup de place dans votre entrepôt, vous aurez tendance à acheter plus. Ce n’est pas tout, vous serez aussi moins exigeant et moins vigilant sur votre stock. Il faut préciser que l’excès de stock entraîne d’importants surcoûts logistiques. Ceci rend inefficaces les flux de mouvement des stocks, met en péril les marchandises, fait augmenter le coût de stockage et peut impacter la réputation de l’entreprise. Ce n’est pas tout, le sur-stockage est aussi néfaste pour la santé financière de l’entreprise. Cela fait augmenter le besoin en financement.
Selon l’évolution du marché, l’entreprise pourrait être amenée à vendre à perte les stocks afin de réduire les frais de stockage. Une entreprise qui réalise moins ou pas de marge sur ses ventes rencontrera des difficultés de taille dans la gestion de sa trésorerie. Pour éviter le sur-stockage et réduire les risques d’achat, essayez d’adapter l’espace de stockage selon les besoins de votre entreprise. Optez pour un réapprovisionnement calendaire est aussi une solution. Cette méthode de gestion des achats demande moins d’investissement et permet de réaliser des économies non négligeables sur les commandes.
Ne pas prévoir les ruptures de stock
La rupture de stock peut avoir plusieurs origines : une augmentation inattendue ou une mauvaise planification de la demande, un décalage entre les données enregistrées et les stocks disponibles, le retard de transport, les retards venant des fournisseurs…Ne pas prévoir la rupture de stock fait partie des erreurs commises par de nombreuses entreprises. En effet, la rupture de stock augmente directement les coûts logistiques. En cas de rupture de stock, il serait difficile de calculer les pertes. Vous pouvez faire des estimations mais elles seront toujours approximatives. Par ailleurs, la rupture de stock peut aussi pousser vos clients à se tourner vers la concurrence. Pour la prévenir, vous devez réaliser une prévision de la commande adéquate, utiliser un outil de gestion de stock performant, contrôler régulièrement les indicateurs liés à la gestion de stocks et automatiser le processus intra-logistique.
Ne pas évaluer les fournisseurs
Quand vous voulez collaborer avec un nouveau fournisseur, trouvez d’abord toutes les informations lui concernant. C’est une étape indispensable avant d’entamer les discussions. N’oubliez pas que vos fournisseurs vous apportent les produits qui répondent aux exigences de vos clients. Si la qualité des produits ne correspond pas à vos exigences alors que vous vous lancez tête baissée dans les négociations, ce choix peut coûter cher à votre entreprise. L’évaluation de vos fournisseurs vous donne la certitude qu’ils peuvent répondre à la demande et aux valeurs de votre entreprise. Voici quelques points à vérifier lors de l’évaluation d’un fournisseur. Sa capacité à :
- réaliser le produit conforme à la demande,
- satisfaire vos exigences durant le contrat,
- respecter le délai d’approvisionnement,
- offrir le meilleur rapport qualité/prix,
- contribuer à l’amélioration de l’image de marque de votre entreprise.
Négliger la rédaction d’un cahier des charges
Le cahier des charges est un élément stratégique en matière de gestion des achats. Pourtant, la plupart des entreprises oublient ou ignorent son importance. Pour la recherche d’un fournisseur, vous devez rédiger un cahier des charges qui regroupe l’ensemble des standards, attentes et objectifs de votre entreprise. Après, ce sera plus facile de trouver le fournisseur qui vous convient. C’est ce qui garantira une collaboration durable et efficace avec les fournisseurs qui sauront réellement répondre aux exigences de votre entreprise. Ce cahier des charges apporte également de nombreux avantages non négligeables : optimisation des budgets, gain de temps, simplifications de la gestion administrative des achats, prise de décision plus facile et plus rapide…
Améliorer la gestion des achats – est-ce nécessaire de consulter un cabinet de conseil ?
Afin de satisfaire et fidéliser les clients et optimiser le processus d’achat, de plus en plus d’entreprises se tournent vers un cabinet de conseil en stratégie d’achat. Ces cabinets mettent à disposition des entreprises un expert en conseil achat. Ce dernier intervient dans les domaines achats, la mise en place et le suivi de la stratégie de positionnement, la recherche et le développement commercial. Il a comme principale mission de trouver une solution pertinente pour faire des économies dans la direction achat tout en préservant la qualité des produits.
Pour y parvenir, il doit cibler les besoins de ses clients, analyser la stratégie de gestion des achats adoptée par l’entreprise, identifier les leviers d’optimisation, vérifier l’équilibre entre le coût, la qualité des produits et les relations entre l’entreprise et ses fournisseurs. Les services proposés par un cabinet de conseil achat comme PROCEMO apportent de nombreux avantages : facilite la prise de décision, gain de temps, gestion optimale des achats, réduction de coûts des achats des produits ou des matières premières, amélioration de la trésorerie…
Il faut toutefois préciser que ce n’est pas tous les cabinets qui peuvent répondre aux besoins de votre entreprise. Pour faire le bon choix, vous devez analyser les compétences et l’expérience des experts, demander des références auprès du cabinet, évaluer la qualité humaine du consultant, comparer le prix.
