5 erreurs de gestion de l’approvisionnement à ne pas faire

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Pour optimiser sa chaîne logistique, l’entreprise se trouve confrontée à la question de l’équilibre entre la gestion des approvisionnements et la réduction des coûts. Au-delà des techniques mises en place pour améliorer les processus d’achat, de nombreux autres aspects doivent être pris en compte comme les indicateurs de performance, la gestion des fournisseurs, les outils informatiques utilisés, ou encore les impacts environnementaux de la chaîne logistique.

Tous ces éléments ont un impact direct sur la rentabilité de l’entreprise, son image de marque et la satisfaction de ses clients. L’enjeu est donc de garantir la maîtrise des coûts liés aux flux de stocks, tout en réduisant les délais de disponibilité des marchandises. Or, plusieurs erreurs sont communément commises par les entreprises, qui risquent d’altérer cet équilibre et de nuire à la bonne gestion des approvisionnements.

Cet article répertorie les principales erreurs à éviter dans le cadre du processus des achats.

L’optimisation du processus d’achat, une tâche complexe et multidisciplinaire

Le processus d’approvisionnement est une tâche complexe, qui nécessite une stratégie multidisciplinaire, tenant compte à la fois des fournisseurs, des stocks et des clients. Disposer d’un outil technologique de dernière génération n’est pas suffisant si l’entreprise ne met pas en place un ensemble de protocoles à adopter par tous les intervenants, et à toutes les étapes de la chaîne.

Chaque acteur intervenant dans le processus d’achat doit être capable d’appliquer le programme d’optimisation à son niveau, pour tirer profit des avantages technologiques du système, et ainsi optimiser le processus.

De même, les objectifs à atteindre en termes de réduction des coûts doivent constamment être revus à la hausse. L’erreur très souvent commise est en effet de croire que les limites des économies sont atteintes, après avoir bien négocié avec les fournisseurs. Si l’utilisation d’un système d’information performant aide à optimiser le processus d’acquisition, cela ne doit en aucun cas empêcher l’évolution des politiques d’achat, à travers une révision régulière des objectifs.

Dans la stratégie d’optimisation des achats, figure aussi la bonne connaissance du ou des fournisseurs. Entamer des négociations avec un interlocuteur mal connu est une erreur à éviter, car la relation doit s’établir sur des bases solides, afin de pouvoir mener à bien les discussions, et ainsi obtenir les remises adéquates.

Dans ce cadre, il est essentiel de se rendre compte que la relation avec le fournisseur doit être collaborative, pour garantir une communication saine et fluide, et ainsi obtenir des coûts compétitifs.

La recherche de nouveaux prestataires ou partenaires doit également passer par la rédaction d’un cahier des charges, qui rassemble les attentes, les objectifs et les standards de l’entreprise. Dans ce contexte, il est crucial d’impliquer toutes les parties concernées, y compris le service marketing, la direction qualité, ou toute autre unité concernée par le processus des achats. Ainsi, les termes des contrats signés avec les fournisseurs sont assurés de comprendre l’ensemble des attentes de chaque intervenant.

Toutefois, de nombreuses erreurs sont fréquemment commises par les entreprises, pouvant compromettre la stratégie d’achat. C’est pourquoi de nombreux dirigeants optent pour le recours à un consultant spécialisé en achats, capable de conseiller l’entreprise pour éviter au maximum ces erreurs, et optimiser la stratégie d’achat.

Erreur 1 : ne pas utiliser les bons indicateurs de performances

Les indicateurs de performance jouent un rôle primordial dans l’optimisation du processus de l’approvisionnement. Ces indicateurs doivent se focaliser essentiellement sur la satisfaction des clients, la disponibilité des produits et la rentabilité des stocks.

Or, de nombreuses directions des achats commettent l’erreur de mesurer plus d’indicateurs que nécessaire, ou à l’inverse, des indicateurs en nombre insuffisant.

Les indicateurs de performance les plus pertinents concernent :

  • Le taux de disponibilité client,
  • La durée de vie des stocks,
  • La qualité des prévisions,
  • Le pourcentage de livraison dans les délais.

La mesure des indicateurs de performance ne doit pas être trop complexe, pour permettre de se concentrer sur les priorités en matière de gestion des achats. De même, focaliser son attention uniquement sur le prix d’achat est une erreur à éviter, car l’approche doit être plus globale et s’intéresser aux coûts complets des produits incluant de nombreux autres aspects que le coût d’acquisition lui-même.

Hormis le prix d’achat, le coût total implique en effet les délais fournisseurs, la qualité des produits, le service après-vente, les délais de paiement, la durée de vie des produits, les coûts de transport ou d’emballage, ainsi que le coût de la maintenance.

Dans tous les cas, il est important de rappeler qu’un processus d’achat ne peut être performant que s’il est bien encadré par la mesure d’indicateurs à la fois cohérents et pertinents.

Une entreprise qui n’utilise pas d’indicateurs de performance se confronte à l’absence d’éléments de référence sur lesquels se baser pour optimiser la gestion des approvisionnements. Ceci implique une mauvaise gestion des flux de stocks, et par conséquent des surcoûts ou des pertes.

A l’inverse, une entreprise qui utilise trop d’indicateurs de performance rend la gestion des achats plus complexe, augmente les risques d’erreur, perturbe la prise de décisions et brouille la mesure des indicateurs.

D’une manière générale, les indicateurs se divisent en deux catégories distinctes, les indicateurs de résultats et les indicateurs de processus.

Les indicateurs de résultats incluent principalement le taux de service client, le taux de disponibilité des produits, et les statistiques des commandes qui ont été livrées après le délai convenu.

Les indicateurs de processus permettent de mesurer la durée de vie du stock en nombre de jours, ainsi que la fiabilité des prévisions.

Erreur 2 : utiliser une approche manuelle pour la gestion des stocks

Plusieurs entreprises optent pour une méthode manuelle dans leur gestion de stock, par crainte de ne pas assez maîtriser les quantités disponibles, ou de manquer de produits. Il s’agit d’une erreur courante qui conduit très souvent à des commandes plus élevées que les besoins réels, et donc des surstocks, ou à des erreurs d’expédition.

Les commandes manuelles de stock sont généralement basées sur des appréciations personnelles des opérateurs, ce qui constitue une démarche irrationnelle, et qui manque d’analyse objective ou scientifique. Certaines personnes ont en effet tendance à trop commander par peur de manquer de produits, alors que d’autres préfèrent commander moins pour éviter les coûts liés au surstockage. Dans ce contexte, il est toujours préférable de gérer les commandes de stock à l’aide d’un outil informatique dédié comme un ERP.

L’automatisation des commandes garantit des quantités de stock convenables, ni trop importantes ni insuffisantes. Toutefois, il est toujours recommandé de laisser une part de commandes manuelles, pour faire face à certains imprévus ou situations exceptionnelles qui ne peuvent pas forcément être gérés par les outils informatiques.

La gestion des achats est un processus rigoureux, qui requiert un suivi minutieux, ainsi qu’une organisation basée sur une analyse rationnelle. Elle doit donc être gérée d’une manière infaillible, et ne pas obéir aux seules appréciations humaines.

Erreur 3 : une mauvaise gestion des entrepôts de stockage

La multiplication des points de stockage, pouvant être des magasins, des entrepôts ou des réserves, est une erreur commune que commettent certaines entreprises. Si une même référence de produit est stockée à plusieurs endroits différents, il y a un risque d’augmentation des quantités, sans amélioration de la qualité de service.

Avoir plusieurs points de stockage pour un même produit :

  • Augmente mécaniquement la couverture de stock,
  • Génère des stocks supérieurs aux besoins réels,
  • Complexifie la gestion des achats,
  • Augmente le risque d’erreurs de gestion,
  • Donne une mauvaise visibilité sur le stock total,
  • Conduit à une mauvaise répartition des quantités de produits.

De ce fait, il est toujours préférable de centraliser le stock, notamment pour les produits non volumineux, qui présentent des ventes faibles, des délais d’approvisionnement courts, et des coûts de transport réduits.

D’autre part, de nombreuses entreprises commettent l’erreur de prévoir une place trop importante pour leur stock. Dans ce cas, le risque est de perdre la vigilance et l’exigence qui doivent être de rigueur dans la gestion des achats. Disposer d’un espace de stockage limité permet de travailler sous la contrainte en permanence, avec une gestion à flux tendu et donc une optimisation maximale des quantités de stocks disponibles.

Plus l’espace de stockage est réduit, plus l’entreprise est obligée d’agir rapidement en adaptant sa demande, en réduisant ses coûts logistiques et en identifiant les articles défectueux. Le taux de remplissage des entrepôts a un impact direct sur l’efficacité du processus logistique et l’optimisation de la stratégie d’achat.

Une autre erreur fréquente consiste à travailler dans une zone géographique éloignée du point de stockage. Même si cette solution offre plus de confort en termes de locaux de travail, elle réduit significativement l’efficacité de la gestion des stocks, car l’aspect visuel reste aussi important que l’utilisation des outils informatiques.

L’éloignement par rapport au stock peut réduire le nombre de visites et ainsi biaiser la connaissance qu’ont les responsables de la réalité de leurs entrepôts en matière de stocks dormants.

Erreur 4 : multiplier les outils informatiques de gestion des stocks

De nombreuses entreprises ont tendance à utiliser trop d’outils de gestion, ce qui conduit souvent à une mauvaise gestion des achats. Le fait d’avoir des logiciels différents pour les stocks, l’encaissement, la comptabilité ou le marketing, réduit les possibilités de trouver des informations fiables ce qui impacte toute la chaîne logistique.

Pour résoudre ce problème, de nombreuses solutions globales ont vu le jour, dans l’objectif d’avoir des données uniques et centralisées. Si la migration vers un ERP de qualité coûte cher pour l’entreprise, il n’en demeure pas moins qu’elle apporte un avantage compétitif sur le long terme.

Une gestion centralisée des données à travers un logiciel unique permet de :

  • Garantir une bonne connaissance des clients, des prix et des stocks,
  • Sécuriser les analyses et le suivi des données,
  • Remonter plus facilement les erreurs,
  • Mettre en place une stratégie d’optimisation des processus,
  • Gagner en productivité,
  • Travailler en flux tendu en assurant une gestion des achats au plus proche des besoins de l’entreprise,
  • Donner une vision globale plus fiable sur l’état des stocks,
  • Faciliter l’accès aux informations relatives à la gestion des stocks, et améliorer la traçabilité des produits.

Erreur 5 : ne pas centraliser le catalogue des produits

Certaines entreprises n’ont pas une bonne maîtrise de leur catalogue produit, car celui-ci n’est pas centralisé dans un même outil. Pourtant, il s’agit là d’une étape clé pour optimiser la gestion des achats, avec un référencement de tous les produits de l’entreprise, y compris les produits actifs, les fins de série, ainsi que les nouveaux articles.

La centralisation dans un même catalogue doit comprendre toutes les informations relatives aux produits, telles que le type, la référence, le libellé, le prix d’achat et de vente, les délais d’approvisionnement, une photo, le stock actuel, les prévisions de vente, ou le minium de commande fournisseur.

Ce document permet d’améliorer l’efficacité de la gestion des achats, et une attention particulière doit y être prêtée. Dans ce cadre, le catalogue produit doit être régulièrement contrôlé et mis à jour, afin d’avoir constamment une information fiable.

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