Une startup est un projet entrepreneurial qui évolue dans un environnement économique en perpétuelle évolution. Face à une concurrence de plus en plus rude, il est indispensable de mettre en place un contrôle de gestion efficace, car il contribue à limiter les impacts des mutations de marchés sur la startup, tout en créant un climat favorable pour la prospérité et le succès de l’entreprise.
Il est en effet difficile de déterminer avec certitude la relation entre le prévisionnel et la réalité dans le cadre du business plan de la startup. En absence d’une structure au démarrage de l’entreprise, celle-ci se retrouve très souvent à travailler sans processus décrits, sans coordination entre les services, et surtout sans système d’information. Ceci entraîne de nombreux risques d’erreurs, et confronte la startup à l’obligation de mettre en place un contrôle de gestion efficace, pour gérer le cash, faciliter les opérations de levée de fonds, et investir dans un outil technologique.
Mettre en place un système de contrôle de gestion, une aubaine pour les jeunes startups
Une startup est une entreprise qui évolue selon différentes étapes, durant lesquelles elle doit s’adapter aux contraintes d’un environnement en perpétuelle mutation. La mise en place d’un contrôle de gestion efficace s’impose comme un enjeu essentiel dans le cycle de vie d’une startup, et il est encore plus nécessaire que pour les entreprises ordinaires. Un grand nombre de startups disparaît en effet avant sa sixième année, à cause de l’absence d’un processus efficace d’aide à la décision.
Le contrôle de gestion est un outil de pilotage parfaitement adapté aux petites structures, dont il accompagne le développement. Pourtant, de nombreuses entreprises innovantes ont tendance à penser que cette fonction est inutile ou qu’elle ne convient pas à leur activité, en faisant l’impasse sur sa mise en place.
Loin de la PME classique, la startup se caractérise par un processus de développement basé sur l’innovation, avec des dirigeants qui sont souvent des ingénieurs ou des scientifiques, possédant une culture managériale rationaliste. Les experts comptables qui accompagnent ces entreprises les poussent généralement à structurer très rapidement leur système de pilotage, pour réussir les différentes phases de création et de développement.
La plupart des startups émergentes, qui ont encore un faible chiffre d’affaires, utilisent le budget de trésorerie comme principal outil de contrôle de gestion, pour suivre les opérations d’encaissement et de décaissement.
En plus du système central du budget de trésorerie, certaines startups en phase développement utilisent le compte de résultat mensuel, ainsi que les tableaux de bord de production, pour assurer un suivi de leurs charges et produits.
Les autres outils de contrôle de gestion plus usuels apparaissent dans les moyennes entreprises, notamment celles spécialisées dans les hautes technologies. Parmi ces outils, on peut citer :
- La comptabilité de gestion simplifiée,
- Le système budgétaire,
- Le tableau de bord de pilotage global.
Quel est le rôle du contrôle de gestion au cours du cycle de vie d’une startup ?
Le contrôle de gestion se définit par l’ensemble des outils formels qui assurent une mise en œuvre efficace du business modèle de la startup, au niveau des processus opérationnels.
Les dispositifs de contrôle de gestion et de pilotage sont différents d’une startup à une autre, selon que l’entreprise ait une activité de conception ou de production en série avec prospection massive de clients.
Dans le cas d’une startup avec activité de conception, c’est le budget de trésorerie qui est souvent utilisé, en association avec l’analyse de comptes de résultat et les indicateurs de gestion. Ce type d’entreprise bénéficie généralement de contrats de recherche importants, avec des aides publiques, des liens avec les institutions de recherche et l’absence d’un véritable responsable chargé du contrôle de gestion.
A l’inverse, les startups qui ont une activité de production, et qui doivent répondre à une certaine demande du marché, utilisent largement les outils de contrôle de gestion dans leur activité commerciale, ainsi qu’un suivi budgétaire serré et une comptabilité de gestion.
Dans son cycle de vie, une startup passe par trois étapes essentielles, qui sont la création, l’amorçage et le développement. Pendant la phase de création, l’entreprise est en gestation, et les créateurs concentrent leurs efforts sur le choix du marché et le développement de leur produit. Lors de l’étape d’amorçage, la startup commence à lancer son produit sur le marché, et entame une phase de tests de ventes, tout en s’employant à mettre en place ses premières structures.
Durant ces deux étapes, les priorités du contrôleur de gestion sont les levées de fonds, avec une attention particulière portée à la recherche de financements, qui est une opération cruciale dans la réussite de l’entreprise. Le besoin de nouveaux fonds est en effet plus important au début du lancement de l’entreprise.
Lors de la phase de développement, le contrôle de gestion a pour rôle d’accompagner la startup dans sa croissance, en contribuant à déterminer l’adéquation entre le produit et les besoins du marché. Dans ce cadre, il est souvent utile de se doter d’un système d’information efficace, piloté par un contrôle de gestion, afin de définir une connexion entre les prévisions et la réalité.
Le contrôle de gestion possède également une mission d’alerte, qui consiste à rendre compte aux différents acteurs des éventuels dysfonctionnements concernant les prévisions de cash ou le chiffre d’affaires mensuel.
Assurer une gestion efficace du cash
La gestion du cash est très souvent considérée comme la première priorité des entreprises innovantes. Les problèmes liés à la trésorerie représentent en effet une raison fréquente de défaillance des jeunes entreprises.
Grâce à la mise en place d’un processus de contrôle de gestion, la startup peut avoir une meilleure visibilité sur ses dépenses, et une plus grande capacité de prévision, ce qui permet d’éviter les fluctuations de cash.
Cette visibilité permet à l’entreprise de piloter son activité d’une manière plus sereine, en intégrant certains indicateurs de cash dans le tableau de bord de l’outil de contrôle de gestion.
Le contrôle de gestion s’intéresse au processus qui précède la facturation aux clients, en le décrivant et en expliquant aux salariés son importance. Ainsi, les filiales doivent envoyer chaque semaine leur position de cash, en réalisant un inventaire journalier de leurs dépenses entrantes et sortantes, afin de permettre à l’outil de contrôle de gestion de faire des prévisions budgétaires précises.
La gestion du cash permet également d’établir un dialogue avec les banques, pour les tenir au courant des éventuelles difficultés prévues, pour garder la crédibilité de la startup.
Rassurer les investisseurs lors d’une levée de fonds
La levée de fonds se définit par l’injection d’argent frais, dans l’objectif de développer la startup. Les dirigeants se doivent alors de monter un dossier solide pour convaincre le réseau de partenaires de l’utilité d’investir dans l’entreprise.
Les jeunes startups se retrouvent très souvent confrontées à l’obligation de mettre en place un processus de contrôle de gestion, juste après une opération de levée de fonds, afin de rassurer les investisseurs. Ces derniers utilisent en effet un certain nombre d’indicateurs clés que les dirigeants doivent leur fournir d’une manière régulière. Ces KPIs doivent être fiables, pertinents et actualisés, pour rassurer les partenaires financiers. La mesure de ces indicateurs de performance est une opération indispensable pour évaluer la santé de l’entreprise et la viabilité du business modèle.
L’utilisation d’un outil de contrôle de gestion aide la startup à obtenir ces indicateurs, et lui permet de les suivre régulièrement. Ce dispositif offre à l’entreprise la possibilité de démontrer aux investisseurs que ses objectifs sont atteints, ou de justifier les éventuels écarts entre les prévisions et la situation réelle. C’est ainsi que les partenaires financiers qui ont fait confiance à la startup peuvent être rassurés quant à sa performance.
Accompagner la croissance de la startup
Les startups se distinguent des autres PME par leur côté innovant, qui entraîne très souvent un développement très rapide et non maîtrisé. Ainsi, l’entreprise doit être capable de gérer l’évolution de son activité, en même temps que l’organisation interne, incluant la masse salariale, les locaux et les processus de travail.
Une croissance rapide peut en effet conduire à des recrutements de nouveaux membres, à un déménagement de locaux ou à une restructuration totale de la manière de travailler.
Grâce à la mise en place d’un outil de contrôle de gestion, l’entreprise garantit que le développement de son activité lui reste bénéfique, en contrôlant ses coûts et sa rentabilité. Ce dispositif contribue également à fixer les prix de vente, en se basant sur les marges et les prix de revient. Un tableau de bord peut ainsi être attribué à chaque manager, comprenant toutes les données récoltées, afin qu’il puisse piloter son activité d’une manière efficiente.
Par ailleurs, le contrôle de gestion est un dispositif indispensable qui permet d’optimiser les différentes étapes de la chaîne de valeur, grâce à une identification précise des processus qui leur sont associés. Cette formalisation du fonctionnement de la startup lui permet de mettre en place une organisation interne plus performante.
Le contrôle de gestion doit néanmoins s’adapter aux spécificités des startups sur le long terme, en étant agile et en étant capable de fonctionner en mode projet, avec des délais de décision très courts. Pour garantir une efficacité du processus, il est parfois utile de faire appel à un consultant contrôle de gestion externe, ou de recruter un contrôleur de gestion qui connaît les particularités des startups. L’utilisation d’un outil de contrôle de gestion en ligne peut aussi être une bonne alternative.
